Viestintäosaston uudestisyntyminen – oikeudenmukaisuus muutoksen perustana

Case Ulkoministeriö

”Agenssin konsultit toivat meille metodin ja rakenteen vaikeiden kysymysten läpikäymiseen. He laittoivat muutosprosessin raameihin ja auttoivat – välillä myös patistivat – meidät näkemään sisältöasiat, joihin meidän piti itse löytää ratkaisut. Se oli aika täydellinen pari – Agenssi ja me.” Jouni Mölsä, Ulkoministeriön viestintäjohtaja

Vuonna 2012 Jouni Mölsä otti vastaan ulkoministeriön viestintäjohtajan pestin. Samassa hänelle selvisi, minkälaisen haasteen edessä hän ja koko osasto olivat. Kahden seuraavan vuoden aikana osaston henkilöstömäärä puolitettaisiin. Tästä tilanteesta lähdettiin tekemään uuden organisaation strategiaa Agenssin fasilitoimana.

Tehdään muutos itse

Kantavana ajatuksena oli, että osasto tekee muutoksen itse, jotta joku ei tee sitä osaston puolesta. ”Sanoin ihmisille, että tehdään tämä itse, me osaamme sen parhaiten”, kuvaa Jouni Mölsä lähtötilannetta. Prosessia vietiin eteenpäin osallistavan johtamisen kautta.

Tällainen muutos ei mene ilman vastarintaa, sillä sen ytimessä oli jokaisen osaston työntekijän työ, joka luonnollisesti on jokaiselle työntekijälle tärkeä. Aalto yliopiston professorin Pekka Mattilan linjaus työn oikeudenmukaisen toteuttamisen tärkeydestä muodostui ohjaavaksi toimintatavaksi. Viestintäosastolla nähtiin, että vain näin henkilöstö pystyy sitoutumaan tulevaan muutokseen, ja että näin muutos myös toteutuu käytännön tasolla .

Fasilitointi vei oivalluksiin

Agenssi toimi fasilitoijan roolissa strategiaprosessin alkuvaiheessa. Mölsä halusi itse osallistua sisältökeskusteluun, ja puheenjohtajana se olisi ollut vaikeaa. ”Agenssin konsultit toivat meille metodin ja rakenteen vaikeiden kysymysten läpikäymiseen. He laittoivat muutosprosessin raameihin ja auttoivat – välillä myös patistivat – meidät näkemään sisältöasiat, joihin meidän piti itse löytää ratkaisut. Se oli aika täydellinen pari – Agenssi ja me”, Mölsä sanoo. Matkan varrella Agenssi huolehti, että uuden strategian tekijät kysyivät oikeita kysymyksiä ja pitivät prosessin liikkeessä. ”He eivät antaneet meidän jättää vaikeita kysymyksiä vastaamatta. Muistan, kuinka konsultti ideasessiossa huomautti, että meillä on edelleen jokin hankala kysymys vastaamatta. Tyyli oli jämäkän ymmärtävä”, Jouni Mölsä muistelee.

Missiosta työn uudelleen muotoiluun

Ensimmäinen vastattava kysymys oli, mikä viestintäosaston tehtävä tulevaisuudessa on. Kysymykseksi muotoiltiin: Jos osasto perustettaisiin nyt, mitä me tekisimme? Mölsän mukaan pohdintaan käytettiin kokonainen syksy, ja prosessi oli tuskainenkin. Lopputuloksena modernin ulkoasianhallinnon viestintäosaston missio hahmottui kaksijakoiseksi: korkeatasoisen ns. nopeakiertoisen viestinnän toteuttaminen ja strategisen tason viestinnäksi laskettava Suomen maakuvan rakentaminen. Missio toi strategialle kaivatun suunnan, jonka kautta osaston työntekijöiden tulevia tehtävänkuvia päästiin tekemään. Samalla edettiin työn organisoinnissa toimenkuvien muutoksiin ja työtilojen ja -tapojen uudistamiseen. Tie kohti modernia viestintäosastoa oli avattu.

Viestintä luo oikeudenmukaisuuden tunnetta

Mölsä on omaksunut Pekka Mattilan ajatukset oikeudenmukaisuuden merkityksestä muutoksessa. Hän oli kuullut Mattilan esiintyvän: ”Hän sanoi muutosprosessissa tärkeintä olevan oikeudenmukaisuuden tunteen, se on jopa tärkeämpää kuin että itse lopputulos on oikeudenmukainen”, Mölsä kertoo. Hän toteutti periaatetta vahvalla viestinnällä ja itsensä likoon laittamisella muutoksessa. Henkilöstölle tarjottiin mitä erilaisimpia tapoja pysyä kärryillä ja kysyä johdolta muutoksesta.

Entä nyt?

Mölsä kertoo, että uudistuneella viestintäosastolla on hyvä fiilis. Aikaansaatu muutos ei kuitenkaan rajoitu osastoon. ”Ulkoministeriön maine syntyy siitä, mitä se tekee – teoista. Viestintä ei ole tekemisestä erillinen juttu, vaan osa toimintaa. Se että kaikki on yhtä sisältöä, on vielä monille uusi ajatus, ja tätä muutosta ajamme nyt”, Mölsä päättää.

Myös loistavia onnistumisia on saatu. Niistä paljon julkisuudessa on näkynyt suomalaisten maaemojien julkaisu. Jos joku on ihmetellyt, miksi ulkoministeriön viestintäosasto puuhastelee lasten ja nuorten juttujen parissa, Mölsä toteaa, että tausta on hyvinkin strateginen. Tutkimusten mukaan maamielikuvat syntyvät ihmisten mielissä hyvin nuorena. Tästä lähtökohdasta mietittiin, miten nuoret voitaisiin tavoittaa, ja maakuvayksikön johtaja Petra Themanin johdolla kehitettiin maaemojikampanja. Se on palkittu monin kansainvälisin viestintäpalkinnoin ja on osoitus meitä kaikkia suomalaisia palvelevan UM:n viestintäosaston luomisvoimasta.

Sanottua

"He eivät antaneet meidän jättää vaikeita kysymyksiä vastaamatta. Muistan, kuinka konsultti ideasessiossa huomautti, että meillä on edelleen kysymys vastaamatta. Tyyli oli jämäkän ymmärtävä."

Jouni Mölsä
Viestintäjohtaja, ulkoministeriö


Ulkoministeriö

Ulkoministeriön viestintäosasto

Osaston tavoitteena on Suomen ulkopolitiikan painopisteiden, kansainvälisten vahvuuksien sekä ulkoasiainhallinnon palveluiden näkyvyyden ja vaikuttavuuden lisääminen. Osasto suunnittelee, kehittää ja toteuttaa ulkoasiainhallinnon viestintää ja maakuvatyötä yhteistyössä osastojen, palvelualueiden ja edustustojen kanssa.

www.ulkoministerio.fi

Tuloksia

Case DNA →

”Esimiehemme arvostivat itse toteutettuja valmennuksia. Ne olivat kuin meidän ”Vain elämää -ohjelma”. Siellä luotettiin ja avauduttiin, näytettiin iloa ja surua. Mitä tehtiin valmennuksissa, jäi sinne. Mutta tulokset näkyvät arjessamme.” Marko Rissanen, henkilöstöjohtaja, DNA

Case Ulkoministeriö →

”Agenssin konsultit toivat meille metodin ja rakenteen vaikeiden kysymysten läpikäymiseen. He laittoivat muutosprosessin raameihin ja auttoivat – välillä myös patistivat – meidät näkemään sisältöasiat, joihin meidän piti itse löytää ratkaisut. Se oli aika täydellinen pari – Agenssi ja me.” Jouni Mölsä, Ulkoministeriön viestintäjohtaja

Case Efima →

” Agenssin kanssa toimiminen on ollut tavoitteellista ja ketterää ja ylittänyt odotuksemme. Agenssin kumppanuus HR-toiminnan kehittäjänä ja sparraajana on ollut juuri oikea valinta.” Tero Salminen, toimitusjohtaja, Efima.

Case ISS →

”Esimies ei voi katsoa poispäin, jos kohtaa vaikeuksia. Agenssin puheeksiottovalmennus on antanut esimiehillemme käytännön eväät ottaa asiat puheeksi riittävän aikaisessa vaiheessa rakentavalla tavalla.” Sirpa Huuskonen, henkilöstöjohtaja, ISS

Case Sito →

”Käsitellyt tilanteet eivät olleet keksittyjä eivätkä paperinmakuisia, vaan omia, oikeita tilanteita, isoja ja pieniä asioita. Saimme konkreettisia ratkaisumalleja, ja olemme tyytyväisiä.” Tapio Puurunen, toimitusjohtaja, SITO

Case Helsingin Tuomiokapituli →

”Yhteisömme kannalta oli tärkeää, että Agenssi loi turvallisuuden säikeen muutokseen. Saamani coaching taas oli älykästä, realistista, hyvällä tavalla lempeää mutta silti jämäkkää. Se ei ollut ideaalisilmälasien vaan reaalisilmälasien läpi katsomista.” Irja Askola, Helsingin hiippakunnan piispa